Servicios de Auditoría de Inventario Físico

Auditoría de Inventario Físico

Assertive Industries, Inc. (AI) realiza auditorías completas de inventario físico de activos fijos y reconciliación de activos de clientes en todo el país. AI proporciona informes de inventario del Catálogo de Activos que detallan el Número de Control de Ubicación del activo, la Descripción, el Fabricante, el Número de Modelo, el Número de Serie y el Número de Código de Barras del activo. Además, AI proporciona Informes de Reconciliación, Nuevos Activos y Activos Faltantes en formatos de archivo Excel, Access, texto o CSV para cargar en sistemas financieros PEER y otros sistemas ERP.

Proceso de Inventario Físico

AI recomienda el uso de una etiqueta de código de barras duradera en formato estándar Code 3 of 9 para fines de etiquetado de activos. Para equipos de oficina, se puede utilizar una etiqueta de poliéster premium con código de barras y número legible por humanos. Para cualquier activo utilizado en entornos extremos, se requiere una etiqueta de código de barras metálica.

Todos los códigos de barras suministrados y utilizados por Assertive cumplen con las siguientes especificaciones:

  • Extremadamente duraderos, resistentes al agua, a los arañazos y a las manchas.
  • Aprobados por UL.
  • El adhesivo extra agresivo se adhiere a la madera, el plástico y el metal.
  • Disponibles en todas las simbologías, varios tamaños de texto y numerados secuencialmente.
  • Cada etiqueta de código de barras incluye un número de fabricación legible por humanos que corresponde al número de código de barras.

Para asegurar el éxito de un proyecto de inventario físico, Assertive requiere planos de planta, direcciones de las instalaciones y superficie en metros cuadrados, contactos clave de departamentos y la lista de activos fijos.

Una vez recibida la información del cliente, Assertive realiza un análisis de los registros de activos fijos y la base de instalaciones para facilitar los procesos logísticos y de programación. Además, Assertive trabaja con el cliente para establecer Estándares de Activos para la consistencia y eficiencia en la recopilación de información de descripción de activos. Este análisis facilita los procesos de inventario e informes y pone de manifiesto cualquier problema antes del inicio del inventario físico. Además, una revisión de la lista de activos fijos de muestra permite a Assertive presentar costos estimados de reconciliación.

Una vez completado el análisis de los registros de activos fijos, el inventario físico y la codificación de barras realizados por Assertive Industries, incluirán:

  1. Análisis del Sitio
    • Determinar parámetros del sitio para la dotación de personal del inventario y la duración del proyecto.
    • Planificar el horario para minimizar la interrupción de las actividades comerciales diarias.
    • Preparar un informe de necesidades (suministros o equipo especial).
    • Determinar procedimientos de seguridad.
  2. Preparación del Sitio
    • Identificar todos los estándares de activos y parámetros de código de barras.
    • Delinear sectores de plano de planta, etiquetado de edificios, pisos, divisiones, estaciones de trabajo y habitaciones por departamento, agencia y organización.
    • Desarrollar la configuración de verificación de ubicación de activos.
    • Realizar una caminata de verificación y verificación cruzada.
  3. Utilización de Números de Control
    • Assertive utiliza Números de Control para identificar ubicaciones de activos específicos. El Número de Control vincula el área de responsabilidad (departamentos), edificios, direcciones, etc., y distingue una habitación, cubículo u oficina específica dentro de un edificio. El Número de Control es una etiqueta de código de barras colocada en el marco de la puerta o en el cubículo de cada espacio que se inventaría. El Número de Control se anota en el plano de planta para permitir que Assertive realice controles de calidad y ayude en el proceso de reconciliación. Utilizando el sistema PEER\FA, el Número de Control también permitirá al cliente realizar un seguimiento de las transferencias de activos simplemente escaneando el código de barras del activo que se está transfiriendo y escaneando el Número de Control donde se está moviendo el activo. Dado que toda la información de ubicación pertinente está vinculada al Número de Control: planta, habitación, edificio, departamento, los cambios de transferencia y retiro de activos se rastrean fácilmente. Assertive recomienda el uso de Números de Control junto con el sistema PEER\FA para un control completo del seguimiento de activos.
  4. Selección del Equipo de Recopilación de Datos
    • El Gerente de Datos supervisa toda la entrada de datos y realiza auditorías periódicas en el sitio.
    • El Gerente del Sitio se encarga de la recopilación de datos y el rendimiento del personal.
    • Los líderes de equipos de producto se asignan a cada escuadrón de activos.
    • Se requiere capacitación completa y orientación en el sitio para todos los técnicos del sitio.
  5. Captura de Datos
    • Se selecciona un área de preparación en el sitio.
    • El Gerente del Sitio orienta a los líderes de equipo antes de cada sesión de recopilación de datos.
    • Se asignan e implementan identificadores de ubicación de Número de Control.
    • Se recopila información de activos: Número de Control de ubicación, descripción, fabricante, modelo, número de serie y números de etiqueta de activo, y usuario final opcional para equipos de TI.
    • Se adhieren etiquetas de código de barras a los activos.
    • Cada sesión de recopilación de datos se cataloga y se realiza una copia de seguridad de los archivos.
  6. Auditoría de Datos
    • Se realizan auditorías de ubicación de activos periódicamente durante y después de la captura del inventario.
    • Se examinan informes de muestra de inventario.
    • Se utilizan formularios de cambio de datos para actualizar la información base.

Utilización del Número de Control – PEER FA

AI ha desarrollado el sistema de gestión de activos fijos PEER FA para facilitar los procesos de inventario físico y reconciliación. AI utiliza el sistema PEER FA para compilar datos de inventario físico, realizar informes de inventario físico, realizar informes de reconciliación y presentar informes de discrepancias.

AI importa los registros de activos fijos del cliente desde su sistema financiero para llevar a cabo una reconciliación del sistema de nuestros hallazgos de inventario físico. El proceso de reconciliación física e informes de sistema se describe aquí:

  1. Se importa la información del archivo de activos fijos del cliente en el sistema PEER FA para su análisis.
  2. AI descarga datos completos de inventario físico de Dispositivos Portátiles de Recopilación de Datos (PDCD) en el sistema PEER FA.
  3. AI compila el Informe del Catálogo de Activos del inventario físico.
  4. Se lleva a cabo la reconciliación en el sistema PEER FA de los hallazgos de inventario físico de Assertive con los registros existentes del cliente por número de serie, número de código de barras o número de etiqueta de activo.
  5. AI proporciona al cliente un informe de reconciliación.
  6. AI proporciona al cliente un “Informe de Nuevos Activos” (activos recopilados pero que no se pueden coincidir con los registros de activos fijos del cliente por número de serie, código de barras o número de etiqueta de activo).
  7. AI proporciona al cliente un “Informe de Activos Faltantes” (activos en los registros de activos fijos del cliente pero que no se pueden adjuntar con datos de inventario físico por número de serie, número de código de barras o número de etiqueta de activo).
  8. Los resultados de la reconciliación del sistema variarán según la precisión y el detalle de los registros de activos fijos del cliente en el sistema financiero.
  9. Se requerirá una reconciliación manual para maximizar las reducciones en impuestos sobre bienes personales y costos de seguros.
  10. AI proporciona al cliente informes de inventario de activos fijos: Catálogo de Activos, Reconciliación, Nuevos Activos y Activos Faltantes en formato impreso y archivo de Excel.

Para obtener más información, llame al 678-447-0028 o envíe un correo electrónico a info@latam.assertiveindustries.com.

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