Servicios de Auditoría de Inventario Físico

Servicios de Auditoría de Inventario Físico

Assertive Industries, Inc. (AI) realiza auditorías completas de inventario físico de activos fijos y reconciliación de activos de clientes en todo el país. AI proporciona informes de inventario de catálogo de activos que detallan el Número de Control de Ubicación, Descripción, Fabricante, Número de Modelo, Número de Serie y Número de Código de Barras del activo. Además, AI proporciona informes de Reconciliación, Nuevos Activos y Activos Faltantes en formatos de archivo Excel, Access, texto o CSV para cargar en PEER y otros sistemas financieros ERP.

Proceso de Inventario Físico

AI recomienda utilizar una etiqueta de código de barras estándar duradera en formato Code 3 de 9 para fines de etiquetado de activos. Para equipos de oficina, se puede utilizar una etiqueta de poliéster premium con números de código de barras y números legibles por humanos. Para cualquier activo utilizado en entornos extremos, se requiere una etiqueta de código de barras de metal.

Todos los códigos de barras suministrados y utilizados por Assertive cumplen con las siguientes especificaciones:

  • Extremadamente duraderos, resistentes al agua, a los arañazos y a las manchas
  • Aprobados por UL
  • El adhesivo extra agresivo se adhiere a la madera, el plástico y el metal
  • Disponibles en todas las simbologías, varios tamaños de texto y numeración secuencial
  • Cada etiqueta de código de barras incluye un número legible por humanos que corresponde al número de código de barras

Para asegurar el éxito de un proyecto de inventario físico, Assertive requiere planos de planta, direcciones de las instalaciones y superficie en pies cuadrados, contactos clave de departamentos y la lista de activos fijos.

Tras recibir la información del cliente, Assertive realiza un análisis de los registros de activos fijos y la base de las instalaciones para facilitar los procesos logísticos y de programación. Además, Assertive trabaja con el cliente para establecer Estándares de Activos para la consistencia y eficiencia en la recopilación de información sobre la descripción de los activos. Este análisis facilita los procesos de inventario e informes y pone de manifiesto cualquier problema antes del inicio del inventario físico. Además, una revisión de la lista de activos fijos de muestra permite a Assertive presentar costos estimados de reconciliación.

Una vez completado el análisis de los registros de activos fijos, el inventario físico y el etiquetado realizado por Assertive Industries, se incluyen:

  1. Análisis del Sitio
  • Determinar parámetros del sitio para la dotación de personal del inventario y la duración del proyecto
  • Planificar el horario para minimizar la interrupción de las actividades comerciales diarias
  • Preparar informe de necesidades (suministros o equipo especial)
  • Determinar los procedimientos de seguridad
  1. Preparación del Sitio
  • Identificar todos los estándares de activos y parámetros de código de barras
  • Esquematizar sectores de planos de planta, etiquetado de edificios, piso, división, estaciones de trabajo y habitaciones por departamento, agencia y organización
  • Desarrollar la configuración de verificación de ubicación de activos
  • Realizar un recorrido de verificación y control cruzado

Utilización del Número de Control

Assertive utiliza Números de Control para identificar ubicaciones específicas de activos. El Número de Control vincula el área de responsabilidad (departamentos), edificios, direcciones, etc. y distingue una habitación, cubículo u oficina específica dentro de un edificio. El Número de Control es una etiqueta de código de barras colocada en el marco de la puerta o en el cubículo de cada espacio que se inventaría. El Número de Control se anota en el plano de planta para permitir a Assertive llevar a cabo controles de calidad y ayudar en el proceso de reconciliación.

Utilizando el sistema PEER\FA, el Número de Control también permitirá al cliente realizar un seguimiento de las transferencias de activos simplemente escaneando el código de barras del activo que se está transfiriendo y escaneando el Número de Control donde se está moviendo el activo. Debido a que toda la información de ubicación pertinente está vinculada al Número de Control: piso, habitación, edificio, departamento, los cambios de transferencia y jubilación de activos se pueden rastrear fácilmente. Assertive recomienda el uso de Números de Control en conjunto con el sistema PEER\FA para un control completo de seguimiento de activos.

  1. Selección del Equipo de Recopilación de Datos
  • El Gerente de Datos supervisa toda la entrada de datos y realiza auditorías periódicas en el sitio
  • El Gerente del Sitio se encarga de supervisar la recopilación de datos y el rendimiento del personal
  • Se designan líderes de equipos de productos para cada grupo de activos
  • La capacitación completa y la orientación en el sitio son obligatorias para todos los técnicos del sitio
  1. Captura de Datos
  • Se selecciona un área de preparación en el sitio
  • El Gerente del Sitio orienta a los líderes de equipo antes de cada sesión de recopilación de datos
  • Se asignan e implementan identificadores de ubicación de Números de Control
  • Se recopila información sobre activos: Número de Control de ubicación, descripción, fabricante, número de modelo, número de serie y números de etiqueta de activo y, opcionalmente, usuario final para equipos de TI
  • Se adhieren etiquetas de código de barras a los activos
  • Se cataloga cada sesión de recopilación de datos y se realiza una copia de seguridad de los archivos
  1. Auditoría de Datos
  • Se realizan auditorías de ubicación de activos periódicamente durante y después de la recopilación de inventario
  • Se examinan informes de muestra de inventario
  • Se utilizan formularios de cambio de datos para actualizar la información base

Utilización del Número de Control – PEER FA

AI ha desarrollado el sistema de gestión de activos fijos PEER FA para facilitar los procesos de inventario físico y reconciliación. AI utiliza el sistema PEER FA para compilar datos de inventario físico, realizar informes de inventario físico, realizar informes de reconciliación y presentar informes de discrepancias.

AI importa los registros de activos fijos del cliente desde su sistema financiero para realizar una reconciliación del sistema de nuestras conclusiones de inventario físico. Los procesos de informes de inventario físico y reconciliación del sistema se describen a continuación:

La información del archivo de activos fijos del cliente se importa al sistema PEER FA para su análisis

AI descarga datos de inventario físico completos de Dispositivos de Recopilación de Datos Portátiles (PDCD) en el sistema PEER FA

AI compila el Informe de Catálogo de Activos de Inventario Físico

En el sistema PEER FA, se lleva a cabo la reconciliación de las conclusiones de inventario físico de Assertive con los registros existentes del cliente por número de serie, número de código de barras o número de etiqueta de activo

AI proporciona al cliente un informe de reconciliación

AI proporciona al cliente un “Informe de Activos Nuevos” (activos recopilados pero que no se pueden emparejar con los registros de activos fijos del cliente por número de serie, código de barras o número de etiqueta de activo)

AI proporciona al cliente un “Informe de Activos Faltantes” (activos en los registros de activos fijos del cliente pero que no se pueden emparejar con los datos de inventario físico por número de serie, número de código de barras o número de etiqueta de activo)

Los resultados de la reconciliación del sistema variarán según la precisión y el detalle de los registros de activos fijos del cliente dentro del listado de activos del sistema financiero

Se requerirá una reconciliación manual para maximizar las reducciones en impuestos sobre bienes muebles y costos de seguros

AI proporciona al cliente informes de inventario de activos fijos: Catálogo de Activos, Reconciliación, Activos Nuevos y Activos Faltantes en formato impreso y Excel.

Para obtener más información, llame al 678-447-0028 o envíe un correo electrónico a info@latam.assertiveindustries.com.