Lo que se debe y no se debe hacer en la contabilidad de activos fijos

Comprender la contabilidad de activos fijos es una parte esencial de la gestión y el mantenimiento de una cuenta contable correcta. Por lo tanto, este aspecto de la contabilidad financiera es vital para cualquier empresario, CFO o controlador. Para empezar, la contabilidad de activos fijos implica registrar y valorar los activos periódicamente para garantizar que cada variable se tenga en cuenta en los estados de resultados y balance. De esta manera, aspectos clave como la depreciación y la capitalización reciben una cobertura adecuada.

Contabilidad de activos fijos

Cosas que siempre debe hacer / considerar al hacer contabilidad de activos fijos:

  • Considere todos los costos en el momento de la adquisición o construcción; Este valor es crucial porque sería el valor contable / costo histórico asignado al activo. Donde después, permite a un contador depreciar el activo por sus años útiles. 
  • Adoptar una política de capitalización; Comprender cómo monetizar los activos fijos en el negocio a través del papel mecánico en la producción de productos generadores de ingresos de una organización. 
  • Estimar la vida útil para la depreciación en función de la vida útil estimada de un activo; La determinación de la vida útil de los activos fijos permite a la empresa depreciar, disponer y contabilizar el activo. Este aspecto es fundamental porque permitirá a una empresa conocer y comprender los activos fijos de bajo rendimiento. 
  • Considere si el activo tendrá valor al final de su vida útil, luego base la depreciación en el costo, menos el valor de recuperación estimado.
  • Mantenga sus registros de depreciación con suficiente detalle para que los activos puedan rastrearse con precisión cuando se eliminen o muevan físicamente.
  • Considere el deterioro de activos cuando ocurran eventos significativos o cambios en las circunstancias.

Don’t:

  • Considere los costos de gastos, como el impuesto sobre las ventas o el flete incurrido en una compra de activos fijos.
  • Utilice vidas depreciables basadas en las reglas del Servicio de Impuestos Internos para fines de informes financieros.
  • Ignorar los cambios en el uso o servicio de un activo; Es posible que deba considerar el deterioro de activos.
  • Depreciar automáticamente un activo arrendado a lo largo de su vida útil; Considere la contabilidad de arrendamiento para determinar la vida adecuada.
  • Olvídese de considerar los requisitos de mantenimiento de registros de seguros al registrar y rastrear activos fijos.

¿Cuál es la diferencia entre activos y activos fijos?

Los activos se clasifican principalmente como fijos o corrientes; Por lo tanto, los activos existentes se refieren a los activos a corto plazo que una organización utiliza y dispone dentro de un año. Los activos existentes encuentran uso en las operaciones diarias de una empresa para mantenerla en funcionamiento. Algunos de los ejemplos notables de activos corrientes son como efectivo, cuentas por cobrar e inventario.  

Por otro lado, los activos fijos son activos físicos a largo plazo utilizados para generar y proporcionar apoyo infraestructural a una empresa. En su mayoría, los activos fijos, como las instalaciones y equipos, entran en esta categoría. Cabe destacar que los activos fijos suelen tener una vida útil superior a un año.

¿Qué se clasifica como activo fijo?

Para comprender qué puede ser clasificado como un activo fijo en contabilidad, es esencial internalizar que un activo fijo es un bien tangible a largo plazo o equipo que una empresa posee y utiliza en sus operaciones para generar ingresos. Además de esto, los activos fijos no se espera que se consuman o se conviertan en efectivo dentro de un año. Los activos fijos suelen aparecer en el balance como propiedad, planta y equipo (PP&E). Por eso, los activos fijos son un gasto de capital debido a su existencia a largo plazo en la estructura y registros financieros de una organización.

Factores clave a tener en cuenta sobre los activos fijos

  1. Tienen una vida útil de más de un año.
  2. Son depreciables.
  3. Su uso es en operaciones comerciales y proporciona ganancias financieras a largo plazo.
  4. Son ilíquidos, lo que significa que no son fáciles de convertir.

Pruebas de deterioro

Las pruebas de deterioro en la contabilidad de activos fijos infieren a la valoración de las propiedades para determinar si su valor es consistente con su entrada o viceversa. Este enfoque es fundamental para identificar los activos que requieren eliminación, actualización o un reemplazo completo. Mientras tanto, algunos de los factores que pueden causar que un activo fijo se deteriore son;

  • Obsolescencia por nuevos cambios tecnológicos
  • Una disminución en el rendimiento, es decir, (flujos de efectivo netos negativos del activo operativo)
  • Una disminución drástica en el valor de mercado del activo fijo
  • Muchos cambios adversos en la economía, como un aumento en los costos laborales, materias primas, que reducen los flujos de efectivo netos del activo
  • Cualquier daño físico al activo, como incendio u otros accidentes que interfieran con su rendimiento óptimo / contribución a la empresa.
  • Se llevan a cabo importantes estrategias de reestructuración y reingeniería empresarial, como la reorganización de productos, segmentos y adquisición de nuevos activos.

Capitalización

En general, la capitalización de los activos fijos se infiere a cuándo un activo se registra a su costo y se gasta a lo largo de sus años útiles en lugar de los gastos periódicos. Por lo tanto, el valor inicial del activo se registra desde la compra hasta la enajenación. Nos referimos a este enfoque de gasto de activos fijos como capitalización debido a su reconocimiento a largo plazo en el libro de cuentas durante su existencia en la empresa. 

Depreciación

Del mismo modo, la depreciación es el gasto / costo del valor incurrido (monetario) de un activo fijo durante un período operativo específico. De esta manera, permite y acumula todo el valor utilizado de un activo durante sus años útiles para proporcionar el valor de recuperación en línea con el método de contabilidad / depreciación. 

Algunas consideraciones al depreciar el activo fijo;

  • Tipo de activo
  • La condición cuando se compra: Nuevo o usado
  • Experiencia
  • Uso esperado: Normal o excesivo
  • Obsolescencia esperada

¿Qué debe hacer al administrar su contabilidad de activos fijos?

Adquisitivo; Asegurar que el activo sea nuevo o tenga una vida útil adecuada en comparación con las alternativas  

Grabación; Comprender y declarar la vida útil del activo fijo junto con su método de amortización. 

Auditoría; Asegúrese de que los registros sean válidos y verificables, además de que el programa de depreciación sea consistente y denote cualquier cambio en los períodos o métodos contables. 

Disposición y presentación de informes sobre activos fijos; Asegúrese de que el valor de enajenación, cuando se suma con el monto depreciable, sea igual al costo inicial (histórico) registrado durante la compra del activo fijo. Cualquier ganancia o pérdida sufrida durante el proceso se registra en su respectiva cuenta contable. 

¿Qué no debes hacer?

  • Nunca use o compare el cronograma depreciable de activos de los competidores porque el precio de compra y el uso son diferentes.
  • No compre activos fijos que no puedan verificarse a través de un recibo o notificación gubernamental válido.

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