4 formas en que el seguimiento adecuado de los activos fijos puede ahorrarle dinero

Si bien muchas empresas se centran mucho en ahorrar dinero en la compra inicial de activos fijos, el seguimiento adecuado de los activos fijos puede ahorrarle una cantidad sustancial de dinero a lo largo del tiempo.

A lo largo del ciclo de vida de los activos, hay muchas medidas que se pueden tomar para asegurarse de que se está aprovechando cada oportunidad para ahorrar dinero. Todo se reduce a seguir adecuadamente los activos fijos mediante un sistema de gestión de activos fijos. No importa si su empresa es pequeña o si tiene cientos o miles de activos. Siempre y cuando tenga un sistema eficaz de gestión de activos en su lugar, puede realizar un seguimiento más fácil de los activos, dar de baja, retirar y transferir activos para que su empresa no gaste más de lo necesario en costos relacionados con los activos fijos.

Por qué es importante realizar un seguimiento adecuado de los activos fijos

La mayoría de los activos fijos, como equipos o herramientas, tienen un ciclo de vida de entre 3 y 10 años, pero ¿está su empresa haciendo un buen trabajo al rastrear adecuadamente los activos fijos durante este ciclo de vida?

Si no tiene toda la información correcta, entonces se está perdiendo datos importantes que pueden presentar oportunidades para reducir los costos de la empresa en relación con los activos fijos. Es imposible identificar todas las formas en que puede ahorrar dinero en activos fijos si hay una falta de información registrada sobre los ciclos de vida de sus activos fijos. 

La clave número uno para ahorrar dinero en activos fijos es asegurarse de que está rastreando adecuadamente los activos fijos y registrando toda la información relevante para ayudarlo a identificar oportunidades de ahorro de costos.

Cómo ahorrar dinero en activos fijos

La mayoría de las empresas buscan continuamente formas de reducir costos y una excelente manera de hacerlo es ahorrar dinero en activos fijos. Si bien al principio, puede parecer que el seguimiento adecuado de los activos fijos no necesariamente ahorraría dinero, a continuación encontrará información sobre varias formas en que su empresa puede reducir los costos relacionados con los activos fijos para que el dinero se pueda mover donde se pueda usar de manera más efectiva.

Elimina los activos fantasmaEl término ‘activo fantasma’ se refiere a un activo fijo registrado que está visible en los libros, pero no se puede ubicar físicamente o ya no existe. No es raro que incluso empresas relativamente pequeñas adquieran equipos, muebles u otros activos fijos y, a lo largo de los años, pierdan el rastro de un porcentaje de los activos. Esto puede deberse a varias razones, incluyendo, pero no limitado a, el robo por parte de empleados, extravío, eliminación de elementos dañados o un activo que ya no se utiliza y se almacena en algún lugar desconocido.

Al tener mejores sistemas de gestión de activos, su empresa puede trabajar para reducir la cantidad de activos fantasmas, que le cuestan dinero de varias maneras. Por ejemplo, si considera que algunos activos fantasmas aún podrían estar en condiciones utilizables si pudieran encontrarse, esto podría reducir la cantidad gastada en la compra de nuevos activos fijos para reemplazar los que han desaparecido.

Además, los activos fantasmas le cuestan dinero a su empresa cuando se trata de seguros, impuestos y otros gastos contables relacionados porque todavía existen en sus registros, pero no se están utilizando.

El seguimiento adecuado de los activos fijos le permite saber cuándo retirar un activo

Cuando los activos fijos se registran en su empresa y se rastrean adecuadamente junto con toda la información aplicable, puede realizar un seguimiento adecuado del ciclo de vida de sus activos fijos. ¿Cómo ahorra dinero esto? El monitoreo y la contabilidad de los activos fijos a lo largo de su ciclo de vida garantiza que se utilicen de manera productiva durante el mayor tiempo posible.

Además, al retirar los activos no utilizados de manera oportuna, las empresas pueden reducir potencialmente las facturas de impuestos por los activos hasta en un 20% a 30%. Los activos que ya no están en servicio, pero que aún no se han retirado, pueden representar el pago excesivo de impuestos y los costos de seguro asociados con tener esos activos en los libros.

Planificación de nuevos activos

Cuando llega el momento de invertir en nuevos activos fijos, muchas empresas realizarán una gran cantidad de investigaciones externas para asegurarse de gastar de manera inteligente. Sin embargo, es importante recordar que la información recopilada al realizar un seguimiento del ciclo de vida de los activos fijos actuales de su empresa también puede proporcionarle información importante. Utilizar la evaluación del ciclo de vida anticipado de los activos fijos frente al ciclo de vida real puede brindar información sobre el valor que el activo aportó a su empresa y si es algo que volvería a comprar en el futuro. Utilizar esos datos puede ser útil para planificar mejor la adquisición de nuevos activos, ya que permite a quienes realizan la compra tener toda la información necesaria para tomar decisiones de compra informadas.

Manténgase informado sobre las nuevas reglas fiscales

Al mantenerse al día sobre las reglas fiscales federales, que a menudo pueden cambiar, puede estar seguro de que está al tanto de todas las exenciones fiscales y créditos fiscales para los que su empresa es elegible.

Como ejemplo, la Ley de Presupuesto Bipartidista de 2018 “permitió $ 35,000 adicionales en gastos hasta 2017 para negocios de zonas de empoderamiento, créditos fiscales de inversión para varias propiedades energéticas y deducciones extendidas de edificios comerciales energéticamente eficientes”, según un artículo en Sage.

Con reglas y pautas que cambian continuamente, puede ser difícil mantenerse al día. Sin embargo, no mantener estos cambios importantes puede significar que su empresa pierda enormes ahorros financieros en el momento de la declaración de impuestos.

Aumente la productividad de los empleados mediante el seguimiento adecuado de los activos fijos

Uno de los mayores gastos para muchas empresas son los salarios de los empleados. Cuando los empleados pasan su tiempo tratando de localizar activos fijos específicos, es tiempo que se les quita el trabajo para el que fueron contratados. 

Los empleados que están a cargo de la gestión de activos sin duda podrán hacer su trabajo mejor, así como más rápido, si tiene un buen sistema de gestión de activos en su lugar. Reducir la cantidad de horas necesarias para verificar y registrar adecuadamente los activos fijos de su empresa ahorrará dinero cuando se trata de pagar a los empleados por esas horas.

No importa el tamaño de su negocio, implementar una forma eficiente y organizada de rastrear sus activos fijos es una forma casi garantizada de garantizar que pueda reconocer formas de ahorrar dinero en activos fijos. No se trata solo de ahorrar dinero en la compra de activos fijos, sino de reducir los costos relacionados con los activos fijos, lo que solo puede hacer cuando tiene toda la información crucial necesaria para poder evaluar y realizar un seguimiento de sus activos fijos.

En Assertive, nuestro objetivo es ayudarlo a ahorrar dinero asegurándonos de tener un sistema de administración de activos fijos efectivo y preciso. Hemos ayudado a algunas de las corporaciones más grandes del mundo a construir sistemas de gestión de activos fijos, que identificaron y evitaron el robo, proporcionaron seguridad de datos, realizan un seguimiento de los activos remotos y garantizaron ahorros.